Poprawnie przygotowany raport kasowy jest dokumentem, który zawiera wszystkie operacje kasowe z danego okresu i dzięki niemu otrzymujemy informacje na temat ilości gotówki w kasie. Składać się musi z chronologicznego rejestru wszystkich odpowiednio ponumerowanych faktur, list płac oraz rachunków.
Należy w nim uwzględnić także delegacje, które były zwracane w formie gotówkowej, a także dowody wpłaty do kasy (KP), jak i wypłaty z niej (KW). Dowody wpłaty stosuje się, kiedy wypłata lub wpłata nie jest w inny sposób potwierdzona stosownym dokumentem źródłowym. Raport kasowy przygotowuje się z okresu, jakie są przyjęte w instrukcji kasowej danej jednostki. Jednak przyjęte jest powszechnie, że nie mogą być to okresy krótsze niż jeden miesiąc kalendarzowy.
Można też przygotowywać raporty kasowe każdego dnia lub co kilka dni. Do przygotowywania raportów tego typu są także zobowiązane firmy, które regulują swoje należności w sposób gotówkowy. Raporty należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od zakończenia roku kalendarzowego, w którym za dane operacje zapłaciliśmy należne podatki.