Przechowywanie ksiąg rachunkowych

Jak długo należy przechowywać księgi rachunkowe firmy, by nie narazić się na kłopoty ze strony organów państwowych?

Zgodnie z ustawą o rachunkowości, okres ten wynosi 5 lat i jest liczony od roku, który nastąpił po roku obrotowym obejmującym działalność. Oznacza to, że dokumenty za np. 2010 rok można zniszczyć dopiero wraz z nastaniem 2016 roku. Zupełnie inaczej zaś wygląda ta kwestia w regulacjach ordynacji podatkowej. Mówi ona, iż dokumenty tego typu, należy przechowywać do momentu przedawnienia się zobowiązania podatkowego. W praktyce więc, okres ten wydłuża się o kolejny rok.

Aby jak najlepiej zabezpieczyć się przed ewentualnymi roszczeniami ze strony organu podatkowego, warto przyjąć zasadę, iż księgi rachunkowe przechowywane będą przez 6 kolejnych lat, od momentu zakończenia roku obrotowego, za który zostały sporządzone. Nie zapominaj także o tym, by fakt fizycznego zniszczenia ksiąg rachunkowych odpowiednio udokumentować. Najlepiej stworzyć do tego celu specjalny protokół, w którym znajdą się podpisy osób kwalifikujących dokumenty i odpowiadających za ich zniszczenie).